Gestión Documental
Integra y consulta en línea toda la información de tu empresa en un solo lugar:
• Configura alerta, parámetros y códigos de toda tu documentación.
• Realiza migración exitosa de toda tú documentación actual a Kawak.
• Crea formularios de edición en línea.
• Controla versiones, trazabilidad e historial de cambios de todos tus documentos.
• Solicita aprobación, registro o eliminación de todos tus documentos.
•Realiza seguimiento y genera reportes de tus listados de documentos.
«Kawak es un herramienta muy simple y sencilla, nosotros teníamos cerca de 460 documentos, los cuales empezamos a trasladar y a migrar al software organizadamente, con la configuración de usuarios y permisos según cada documento.»
Ahora la empresa solo tarda de 2 a 3 días en el control y auditoría de documentación, algo que les tomaba de 2 a 3 semanas.
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Toda la información documentada de su sistema de gestión en un sólo lugar
- Crea documentos, formatos y registros en línea o importa tus documentos existentes en formatos Office o PDF
- Controla el ciclo de la documentación de manera digital y ahorra papel con vistos buenos de elaboración, revisión y aprobación, equivalentes a las firmas físicas
- Gestiona de manera simple el versionamiento de los documentos
- Crea fácilmente hipervínculos a otros documentos implementados dentro de tus documentos de edición en línea
- Olvídate del uso indebido de versiones obsoletas, mediante la gestión automática de listados maestros de documentos
- Consulta fácilmente la trazabilidad de tus documentos (revisiones y controles de cambio)
- Vincula o registra la documentación externa que sea de gran utilidad para la gestión de la organización (normatividad, manuales técnicos, documentación de terceros)
- Diseña formatos a partir de campos personalizados
- Asigna permisos de diligenciamiento a los colaboradores para facilitar la gestión de los procesos
- Establece el ciclo de aprobación de los registros generados
- Envía registros vía correo electrónico a otros usuarios
Es un gran alivio contar con este módulo ya que la información fluye de manera muy rápida por todas las áreas de nuestra compañía, y de forma muy práctica cada uno de los trabajadores de la empresa pueden acceder a los documentos que son de su interés teniendo siempre la certeza que se están utilizando las versiones vigentes. Con el módulo de Gestión Documental, además del control que me permite tener de la documentación, puedo dar cumplimiento a la normatividad aplicable de forma muy eficaz.
Raul Marín
FRIMAC S.A.
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